合同管理小知识：合同的签订及履行，需要注意哪些要点？

——合同的签订，其实是一个系统工程

        有些人比较重视“合同谈判”，但谈判下来后，却不是很重视合同的签订，导致正式签订的那一份合同遗漏了很多重要条款。

        有些人比较重视“合同条款”，但合同签订后，却不是很重视合同的履行，导致合同的签订并没有带来商业利益，反而导致了很多纠纷和各种损失。

        有些人重视收集“合同范本”，但为了简洁简约，按个人理解大量删改各种合同条款，导致很多关键的合同条款缺失，甚至无法确认对方的主体资格，导致维权困难。

        可见，合同是一个“系统工程”，合同怎么签订、合同怎么履行、哪些关键条款要保留，都要兼顾，只有这样，才能确保合同符合双方利益，并顺利走完整个合同生命周期，让合同双方都能达到签约时的预期目标。

一、合同怎么签订？

1.合同签订前的谈判、协商的情况，要写成合同的具体条款，落实到合同条款中。

（1）假设将款项出借给对方，双方约定有利息，那么合同中也要明确约定利息。

如，“借款期间每月支付利息xxx元”；

又如，“借款期间每月支付利息，月利率为xx%”。

否则，如果没有约定利息，且无其他证据证明有利息的，可能会被裁判机关认定无需支付利息。

（2）假设将房屋出租给对方，双方约定租金递增，那么合同中也要明确租金递增的情况。

如，“每年递增xx%”；

又如，“租金每年递增6%，其中2020年1月1日至2020年12月31日期间的租金为50000元/月，2021年1月1日至2021年12月31日期间的租金为53000元；2022年1月1日至2022年12月31日期间的租金为56180元”。

否则，如果没有明确约定租金的递增情况，或者只有非常笼统的约定，可能导致双方就租金是否递增及递增标准出现纠纷，需要由裁判机关根据个案具体认定。

（3）假设一方向另一方采购产品，双方要约定产品的规格、标准、数量、交付时间。

如，“甲方向乙方采购10万件N95口罩，口罩标准为XXXX（须有XXX认证），乙方分三批交付，第一批交付时间为xxxx年xx月xx日之前，第二批交付时间为xxxx年xx月xx日之前，第三批交付时间为xxxx年xx月xx日之前”。

2.合同的文本表述要准确、明确

（1）涉及到日期的，要尽量明确起止时间。

如，xxxx年xx月xx日至xxxx年xx月xx日，；

（2）涉及到金额的，要明确货币单位及金额。

如，人民币XXX元（大写XXX元）；

如，港币XXX元（大写XXX元）。

（3）涉及到多种事项、服务、规格的，最好是具体列举、逐一列举。

如，甲方为乙方提供XXX注册许可证咨询及服务，具体包括，辅导乙方注册XXX产品、取得XXX注册证书及XXX生产许可证。

如，甲方为乙方供应XXXX薄膜，具体包括XXX规格（重量xxx千克）、XXX规格（重量xxx千克）、XXX规格（重量xxx千克）。

3.合同的条款应当公平合理。

无论是作为合同甲方，还是合同乙方，条款的约定应当对双方“公平合理”，且双方的权利义务也应当“基本平等”，否则一旦发生纠纷，条款明显“显失公平”的，一方有权请求撤销相关条款，导致相关条款被视为没有约定，由裁判机关根据“公平原则”具体确定。

比如，合同约定乙方违约要支付利息，但没有约定甲方违约要支付利息的，如果最终是甲方违约，此时乙方可以根据公平原则，请求按乙方的违约标准，诉求甲方支付相关违约金。

4.合同有“特定目的”，建议明确约定。

根据法律的规定，如果一方的违约行为导致“合同目的无法实现”，另一方可以提出解除合同。

但是，在实际的纠纷中，对于何为“合同目的”，双方往往各执一词，难以认定。为了避免这个情况，如有必要，可以明确约定合同的目的。

比如，甲方向乙方采购的产品，是用于“2022年春节期间销售”，如乙方未能在XXXX年XX月XX日之前交付，甲方有权解除合同。

5.涉及到第三方，且需得到第三方同意的，合同签订前要取得第三方的明确同意。

如，房屋租赁合同涉及到“转租”，一般要取得出租人的同意，否则可能影响转租合同的效力。

6.涉及到相关资质、政府审批的，合同签订前，要了解合同相对方是否已经获得相关资质和审批，且最好在合同中详细注明，并将相关资质和审批作为合同附件。

对于一些商业交易，比如提供金融类的业务，如果没有相关资质和审批，通常是不能自行开展的，否则有可能被认定合同无效，甚至有违法风险。

比如，双方签订承揽合同（或其他名称的合同、协议），甲方委托乙方拆解电气设备，甲方应当审核乙方是否具有“电工证”等资质。否则，如果乙方不具备电工证等相关资质，在拆解电气设备时遭遇爆炸、烧伤等事故，此时即使合同约定乙方自负全部责任，由于甲方没有审核乙方的电工资质，存在“选任过失”，此时甲方也要对乙方的人身损害承担一定比例的赔偿责任，司法实践中可能高达80%，甚至更多。

再如，如果该拆解电气设备的业务，是A公司发包给个人B某，个人B某再委托没有电工证的C某实际施工，最终C某在施工中遭遇电气事故，导致受伤的，B某、A公司由于存在选任过失，都需要对C某的受伤承担一定比例的赔偿责任（注，有可能是连带责任，也可能是B某承担赔偿责任，A某承担补充赔偿责任等）。

7.涉及到“相关证件”的，合同签订前，要了解合同相对方是否具有该证件，并在合同中详细注明。

以“房屋租赁合同”为例，作为租赁物的“房屋”，应当取得“建设工程规划许可证”，至少应当在一审法院判决前取得，否则裁判机关可以认定房屋租赁合同“无效”。

在房屋租赁合同“无效”的情况下，虽然出租人可以请求裁判机关按双方约定的“租金标准”支付“占有使用费”，但出租人一般无法请求承租人支付合同约定的“违约金”、“违约责任”等，因为租赁合同无效，相关条款不产生约束力。

8.除了要重视“合同”本身，还要重视可能被视为“合同附件”，或者“合同补充”的相关材料。

如果双方在签约前，还签订了“意向书”、“合作协议”、“会议纪要”，或者有其他往来函件、电子邮件或微信的沟通记录……等，一方对另一方作出了明确承诺，但合同未明确约定这些承诺的，另一方可以依据相关材料，诉求一方兑现这些合同以外的承诺——除非双方签订的合同中，明确排除了这些情况。

如果双方在签约后，又签订了“补充协议”，且补充协议修改了合同本身的约定，或者增加了合同的约定，此时补充协议具有同等甚至更优先的法律效力，也不能忽视。

9.合同以外的因素也要考虑，

（1）合同相对方是否有履行能力？

比如，合同相对方是一个公司，要看这个公司是否有稳定的收入现金流，是否稳健经营，而不能是一个具有“收入不稳定”、“参保人数为0”，“未实质开展业务”、“刚成立不久”……等不利情况的“空壳公司”。

（2）合同相对方是否具有妨碍合同履行的法律风险？

比如，合同相对方是否有难以偿还的对外债务，是否正在被起诉，是否已经成为被执行人？这些都可以委托律师开展尽职调查，调查合同相对方的涉诉情况，做到心里有底。

（3）合同标的，是否涉及知识产权方面的纠纷？

比如，合同交付的产品，是否存在仿冒他人商标、侵犯他人专利的情况，如果有，相关合同履行后，可能会遭到权利人的维权，导致合同无法正常履行。

10.合同相对方是否可以提供履约担保？

在合同履行周期较长，且对方履行能力存在不确定性的情况下，可以要求对方提供履约担保，比如对方提供本人名下房产，就合同履行设立“最高额抵押担保”；又如，对方提供担保人，对合同的履行提供“连带保证责任”等。

二、合同怎么履行？

（一）双方都要严格依照合同约定的条款履行各自的权利义务，双方可以定期确认合同的履行情况。

涉及到“合同款项”的，对于付款情况、欠款情况，双方要定期对账——比如，双方可以定期签订《对账单》、《合同款项支付情况确认函》等。

涉及到“施工进度”的，双方要定期确认施工进展情况——比如，双方可以定期签订《施工进度表》、《施工情况明细表》等。

（二）一方履行合同出现违约时，另一方要及时提出异议，并保留提出异议的证据。

从便于举证的角度，可以使用EMS（注：通过EMS发函的，函件要一式两份，寄出一份，自己保留一份，且EMS的内件品名上要注明函件名称，并保留EMS回执原件）、传真、会议纪要等比较正式的方式提出，也可以使用双方认可的电子邮件、实名制的微信等可以留下痕迹的书面方式提出。

如果平时主要是使用“上门沟通、打电话、当面沟通、员工之间沟通”等无法留下痕迹的“口头沟通”方式，最好定期采取前述书面方式补一份较为正式、便于举证的沟通记录。

（三）遭遇不可抗力、突发事件的，要及时通知对方，且要采取减少损失的措施

在遭遇不可抗力的情况下，根据法律规定，虽然可以免除履行不能的相关责任，但是前提是要通知对方，且要采取合理的减少损失的措施，而且在可以继续履行的情况下，在不可抗力消除后，还要继续履行合同。

（四）合同履行中，因对方违约遭遇损失的，要注意保留相关证据。

（五）合同履行中，因对方违约遭遇损失的，必要情况下要及时起诉。

（六）合同需要解除的，要依法通知解除，或者起诉解除。

三、哪些关键条款要保留？

（一）主体资格

主体资格，通俗地说，是指自然人的“身份证信息”（如姓名、身份证号码，最好是身份证复印件），或者公司等主体的“工商登记信息”（如名称、统一信用代码），以及其他主体的登记信息（如医院、学校、事业单位等）。

之所以要明确对方的主体资格信息，是因为双方一旦发生纠纷，需要向人民法院起诉时，法院会要求提供被告的主体资格信息，才能受理立案。

如果对方是自然人，但合同中只签了姓名（注：有些只签了一个“姓”，不知全名），但没有注明身份证号码，此时很难向法院直接起诉。虽然在知道对方微信号的情况下，可以向法院申请律师调查令，调取对方的微信实名制信，但并非所有的法院在立案阶段同意出具调查令的。

如果对方是公司，但是无法查询到任何工商登记信息，说明该公司可能是其编造，无法直接起诉该所谓的“公司”，可能要另行起诉相关个人。

综上，合同中要详细注明双方的主体资格信息，自然人要注明姓名、身份证号，公司要注明名称、统一信用代码等。

注：如果签订合同是某公司的员工，除了要审查该公司是否真实存在，还要核对该员工是否有该公司的授权或追认。

（二）违约责任

合同中约定“违约责任”，可以增强合同的可操作性。一是可以明确相关违约成本，防止对方动辄违约，二是一旦发生纠纷，在追究对方违约责任时比较容易计算，且有据可依，也更容易获得裁判机关的支持。

违约责任中，可以约定违约方要承担“律师费、担保费、诉讼费、保全费、交通费、公证费”等维权成本。此时，守约方可以诉求法院判决违约方承担“律师费”等相关维权费用。如果没有该特别约定，法院一般仅支持“诉讼费、保全费”等维权成本。

违约责任中，可以约定违约金的具体金额（比如，违约金人民币5万元），也可以约定违约金的计算方式（比如，违约金为每天支付合同金额的万分之五，即XXX元，最高不超过合同金额的30%）。

违约责任中，可以约定守约方解除合同的条件及没收履约保证金。比如，违约方拖欠款项达到30天的，守约方有权提出解除双方的合同，且不予退回保证金。

（三）纠纷解决

1.双方可以约定通过“仲裁”的方式解决双方的纠纷，但是需要注意仲裁条款的有效性。

（1）双方应当明确选定某个仲裁机构，或者可以确定某个仲裁机构，否则可能会导致仲裁条款无效；

（2）双方不能同时约定仲裁和法院诉讼，否则会导致仲裁条款无效。

（3）约定有效的仲裁条款后，不得再向法院起诉，否则会被驳回。

（4）仲裁实行一裁终局，具有效率高，快捷解决纠纷的特点，但需要产生仲裁费等费用，一般比诉讼费用要高一些。

2.双方也可以约定通过“法院诉讼”解决双方的纠纷，且可以明确约定管辖法院。

（四）签订地点、时间

明确合同的签订地点、时间，有助于确定合同管辖，合同生效时间等。

（五）送达地址

        在合同沟通、合同纠纷解决中，经常遇到“送达难”的问题，这往往是由于双方没有在合同中明确约定送达地址所致。

        为了避免这种情况，双方可以在合同中明确约定相关“送达地址”，包括邮寄地址（含地址、电话、收件人、邮编等）、电子邮箱、实名制的微信号、联系电话等。

        在约定“送达地址”的情况下，相关合同沟通、正式的意思表示，都应当尽量向该送达地址作出，对方不得随意拒签，否则裁判机关可以视为已经送达。

        如果没有约定送达地址，对方为自然人的，一般需要向其户籍地或经常居住地邮寄，但户籍地往往比较远，且可能无人签收，而经常居住地也可能比较难以查询。对方为公司的，一般需要向其工商注册所在地邮寄，但该地址可能只是一个专门用来注册公司的地址，或者不是对方的实际办公地址，导致邮寄送达不是很顺利。

        综上，可见合同的签订需要考虑众多因素，并不是拿到一份范本就可以万事大吉。

作为合同签约方，既要重视合同条款本身，还要在合同签订前开展必要的调查，在合同签订后关注合同的动态履行等等。只有给予充分、长期、动态的关注，合同的相关风险才可以降到最低，帮助各方实现合同目的。